Wie ich erfolgreiche Musikevents veranstalte

Ich war Mitglied der Schülerfirma Technica Light & Sound von 2015 bis 2020. In diesen Jahren habe ich diverse Erfahrungen in der Veranstaltungsszene gemacht.

Die Fehlschläge

In meinem ersten Jahr planten wir den "Bandabend". Es wäre das 10. Jahr in Folge in welchem er stattfände, aber wir hatten einige Schwierigkeiten. Hauptsächlich hatten wir zu wenig Personal für Einlass, Brandschutz, Erste Hilfe etc. Außerdem verlief die Planungsphase sehr langsam. An einem gewissen Punkt hat dann mein damaliger Chef gesagt: "lass uns einfach ein Jahr aussetzen". Und mit dem Vorwissen, was ein Jahr später passiert, war das wahrscheinlich auch eine gute Entscheidung.

Nächstes Jahr hatten wir einen neuen Chef. (Nicht weil der vorherige gefeuert wurde o.ä., aber da wir eine Schülerfirma waren gab es immer gewisse Rotationen in der Besatzung sobald Schüler ihren Abschluss machten)

Dieses Jahr zogen wir dann den Bandabend auch durch. Wir dachten, wir hätten Glück, da in der selben Woche noch eine Veranstaltung von uns in der gleichen Location in ähnlichen Dimensionen betreut wurde, also mussten wir das Equipment nur ein mal mieten und aufbauen. Beim ersten Event (bei welchem wir nur die Technik stellten und betreuten) waren auch einige Gäste, diese fanden die Veranstaltung aber nicht wirklich gut/toll.

Das bereitete uns aber wenig sorgen, da wir anstelle eines Dorf-DJs zwei Rockbands auf der Agenda stehen hatten. Leider war dann bei uns die Zuschauer Situation umgekehrt. Kaum Gäste, aber die die da waren, fanden es gut. Wir haben 30 Tickets verkauft. 30. Die meiste Zeit war ein großer Teil der Crew im Publikum damit sich die Bands nicht so schlecht fühlten.

Der Wirtschaftliche Aspekt des 10. Bandabends

Du weißt bereits, dass der Bandabend alles andere als ein Erfolg war. Doch um das wirkliche Ausmaß zu sehen, müssen wir das Gesamtbild betrachten. Der springende Punkt ist nämlich folgender: Technica Light & Sound ist eine Schülerfirma. Wir waren alle Schüler. Das bedeutet aber nicht dass wir auch nur einen Cent an Kapital seitens der Schule sahen, nein. Wir haben lediglich einen leeren Raum gestellt bekommen. Unser Bankkonto war also nicht wirklich voll. Bis dahin hatten wir vielleicht eine Hand voll Partys auf welchen wir DJ spielen durften. Aber das ist ja nicht zwangsläufig ein Problem, oder? Normalerweise hättest du da recht. Für den Bandabend haben wir aber Haufenweise Technik geliehen und zwei Bands Gage gezahlt. Ich kenne nicht mehr die genauen Zahlen, nur dass eine Band alleine schon 1000+ € haben wollte.

Wir sind also tief in die Roten Zahlen gestürzt.

Von hier an konnten wir keinen Bandabend das nächste Jahr machen weil uns zum einen die Motivation, und zum anderen das Kapital fehlte. Also weiter mit den DJ Gigs.

Jetzt kam meine Zeit als Chef

Nach alledem sind wir langsam aber sicher in die schwarzen Zahlen gestiegen. Ich habe eine konstante Preisphilosophie eingeleitet. Also nicht mehr "50 € Freundschaftspreis wenn irgendwer aus dem Team die Person kennt" sondern Preis X für Lautsprecher Y.

Also, was war mein Plan nachdem wir wieder ± 0 erreichten?

Korrekt, mehr Konzerte!

...Warum um Himmels Willen würde ich das tun, wenn das letzte Konzert so spektakulär fehlschlug?

Wir haben die Probleme erkannt!

Das letzte Konzert haben wir in der Sporthalle unserer Schule gehalten. Viele dachten also vermutlich, es sei eine Schulveranstaltung. Was es nicht war. Außerdem haben wir sehr wenig Marketing getrieben. Wie können Leute zu unserem Konzert kommen, wenn sie nicht mal wissen, dass es existiert? Und als letztes: wir haben teures Equipment geliehen.

80s Blade (2018)

Ich hatte das Gefühl, die Rock Ära sei nicht mehr ansatzweise so groß, wie sie einmal war, z.B. 5 Jahre früher. Also haben wir überlegt, welche Musik mag denn jeder? Musik aus den 1980ern. Wir haben nicht viele Venues in unserer Gegend, also haben wir ein kleines Gemeinschaftsgebäude ca. 10 km von unserer Stadt entfern.

Außerdem haben wir haufenweise Werbung betrieben. Im Internet, in den Straßen, überall wo wir rankamen. Das Poster war natürlich nicht das beste zurückblickend, aber wenigstens haben es Leute gesehen. Ich habe auch kleine Teaser-Clips erstellt, welche wir auf Instagram verteilten und dann von Uns und von Freunden in die Stories gepackt wurden.

Der wichtigste Teil ist aber, das wir nichts an Equipment geliehen haben (Außer Zapf- und Brandschutzanlage). Wir haben nur das benutzt was wir hatten. Außerdem haben wir keine Bands eingeladen. Wir wurden selbst als DJs aktiv. Zusammenfassend bedeutet das, dass selbst wenn keiner kommt können wir maximal unsere Zeit und 100 € für das Venue verlieren.

Und siehe da, es war ein riesiger Erfolg. Wir waren komplett ausverkauft. Aber 5 € pro Ticket bei 100 Leuten ist schon 5 mal unserer Ursprünglichen Investition. Zusätzlich haben wir auch Getränke verkauft. Und wenn du jemals in der Event-Branche oder etwas ähnlichem gearbeitet hast, weißt du, dass dort das wahre Geld zu verdienen ist. Leider weiß ich hier auch keine genauen Zahlen mehr, aber es waren auf jeden Fall mehr als 1.000 €. Und nochmal, das ist eine riesige Summer für eine kleine Schülerfirma.

Und am Ende wussten wir: das können wir noch besser.

Wenn dieses Event dich noch mehr interessiert, gibt es hier noch mehr Bilder und einen kleinen Text

Mute 2019 (Techno Event)

Beim 80s Blade haben wir Tische an den Seiten der nicht allzu großen Location verteilt. "Vielleicht möchte jemand sitzen" dachten wir uns, aber nein. Es saß fast keiner. Also raus damit. Außerdem haben wir einige Hobby DJs angeheuert. Das letzte mal habe ich selbst die hälfte der Zeit ge-DJd. Und das hatte ich vorher noch nie gemacht. Klar habe ich mich zu Hause drauf vorbereitet, aber das kann man man ja nicht vergleichen. Ich habe definitiv keinen perfekten Job abgeliefert, außerdem war es sehr ermüdend. Also haben wir DJ Freunde von uns gefragt, und die sprangen freudig für uns ein.

Erinnerst du dich noch an die Poster vom 80s Blade? Wir haben die an die Lampen an gut befahrenen Straßen gehängt. Das war vergleichsweise unheimlich teuer und machte nicht wirklich einen großen Unterschied. Dazu kommt, dass die Zielgruppe für dieses Techno-Event deutlich jünger ist als das eines 80er Abends. Wir haben neues Equipment von den Einnahmen des 80s Blade gekauft, und auch rund herum lief einfach alles deutlich smoother.

Hier der Beitrag mit mehr Bildern auf technica.events

(Das Bild ist übrigens beim Soundcheck entstanden, wir waren wirklich ausverkauft! 😀)

Mein Fazit

Was mich am meisten beeindruckt ist, dass wir einen riesigen Anstieg in Vertrauen in unsere Marke sahen. Das hat teilweise wahrscheinlich auch etwas mit dem type: entry-hyperlink id: 4iRWrck9kuTfLOiwxtz7pT zu tun, aber auch mit den äußerst positiven Erfahrungsberichten von 80s Blade und Mute 2019.

Beim 80s Blade waren wir einen Tag vor Eventbeginn ausverkauft. Bei Mute waren wir gute 2-3 Wochen vorher schon ausverkauft.

Dieses Jahr (2020) wollten wir dann Mute 2020 machen. Doch dann ist das Corona-Ding passiert. Das Event lag in der ersten Lockdown-Woche, also wurde es gerade so vor beginn abgesagt. Wir haben also schon die Nummern. Wenn ich mich recht entsinne, waren wir schon einige Wochen nachdem wir bekannt gaben dass wir wieder eine Veranstaltung machen ausverkauft. Und wir haben unsere Kapazitäten im Vergleich zum Vorjahr erhöht.

Das zeigt die Wichtigkeit von einer guten Marke.